lundi 10 février 2020

20 conseils pour présenter un document professionnel dans Word


Je côtoie tous les jours des personnes qui utilisent les logiciels Microsoft et j'entends souvent cela : "Word, je maitrise, je l'utilise depuis des années. C'est facile, personne n'a besoin de formation sur ce logiciel".

Et pourtant, ce n'est pas parce que l'on sait taper un texte que l'on maitrise la mise en forme, la mise en page et les règles de bonnes pratiques.

Dans le cadre de mon activité de formatrice, je suis amenée à corriger la mise en forme de mémoires et de projets professionnels. Ce sont ce que l'on appelle des documents longs dans Word.

Malheureusement, par manque de connaissance ou de formation, certains utilisent mal Word. Je constate en effet régulièrement les mêmes erreurs.

Aujourd'hui, on peut créer des documents professionnels, dignes de ce nom, avec Word, à condition de maitriser son utilisation.

Je vous livre ci-dessous 20 conseils pour bien présenter un document. Il y en aurait encore bien d'autres.

Mais mon objectif  ici, n'est pas de vous faire un cours sur Word car il faudrait de nombreuses pages (et rien ne vaut une formation en face à face). Je souhaite simplement attirer votre attention sur les notions que vous devez absolument maitriser si vous souhaitez réaliser des documents professionnels.

Mes premiers conseils s'appliquent à tous les documents (courts ou longs). Les suivants concernent les documents longs.

1 - Affichez les marques de mises en forme


Vous n'aimez pas ? Je sais...

Mais pourtant, c'est la base du traitement de texte Word. C'est absolument indispensable pour bien travailler. C'est une des premières notions que l'on apprend en formation, avant même de taper un premier texte.

Cela permet de voir si votre mise en forme est correcte. Vous visualisez un symbole spécifique (qui ne sera pas imprimé) à chaque fois que vous appuyez sur la barre d'espacement ou sur la touche Entrée. Quand vous maitrisez un peu plus Word, vous voyez également à quel moment  vous avez appuyé sur la touche Tab ou inséré un saut de page.

J'entends parfois : "Word fait n'importe quoi ; il n'affiche pas ce que je veux". Je demande alors d'afficher ces caractères non imprimables. Et là, les erreurs sautent aux yeux. Donc, non, Word ne fait pas n'importe quoi ; il réalise ce que vous lui demandez.

Prenez donc l'habitude d'afficher en permanence les marques de mise en forme. Pour cela, allez dans l'onglet Accueil, puis dans le groupe Paragraphe, cliquez sur Afficher tout.


2. Tapez le texte au kilomètre

Vous ne connaissez pas cette notion ?
Il s'agit de taper votre texte dans un premier temps. Vos mains se préoccupent uniquement de votre clavier. Bien sûr, vous tapez les espaces et la ponctuation. Vous appuyez sur la touche Entrée une seule fois, pour aller à la ligne. Je dis bien une seule fois car votre document ne doit pas comporter de paragraphes vides.
Ensuite, dans un deuxième temps, vous réaliserez la mise en forme avec la souris.

Pour plus d'explications sur ce sujet, je vous invite à consulter l'article que j'ai rédigé précédemment.

3- Respectez les règles de ponctuation 

Faut-il mettre des espaces avant, après un point ? Et s'il s'agit d'un point-virgule ? Vous ne savez pas trop ? 

Consultez cet article pour obtenir une astuce qui vous permettra de bien positionner les espaces.

Ne mettez pas de ponctuation comme le point ou le deux-points à la fin d'un titre.

4-  Ne soulignez pas les mots

Pourquoi ? Cela ne se fait plus. 
Regardez dans les revues : vous trouvez des mots soulignés ?
Le soulignement est destiné aux liens vers les sites web. 

On soulignait les mots à l'époque des machines à écrire car il n'y avait pas d'autre moyen de mettre en valeur un texte.

Aujourd'hui, vous pouvez utiliser du gras, de la couleur et différents effets (contour, ombre, relief, etc.).
Pour cela, allez dans l'onglet Accueil, puis dans le groupe Police, choisissez votre mise en forme.
Attention : l'italique est réservé aux citations.

 

5- Utilisez les espaces insécables 

Pour ne pas voir une partie d'un texte en fin de ligne (exemple : 15) et le reste au début de la ligne suivante (exemple : m²), utilisez les espaces insécables. Insérez-les aussi entre les groupes de nombres, comme 110 000, pour éviter qu'ils soient coupés.
Consultez cet article pour voir comment procéder. 

Le principe est le même pour le trait d'union insécable
Réalisez-le en appuyant sur les touches Ctrl et 8.

 

6- Accentuez les majuscules 

Ah, les majuscules accentuées... Lorsque je parle de cela, il y a toujours des sceptiques...

Je vais vous raconter une anecdote. 

Un jour, lors d'une formation Word pour débutants, j'explique pourquoi accentuer les majuscules : "LES HABITANTS SINISTRES" n'a pas la même signification que "LES HABITANTS SINISTRÉS". Je montre comment procéder (vous pouvez lire mon article sur ce sujet). 

Et une personne me dit : "Vous êtes sûre ? Je croyais que l'on ne devais pas accentuer les majuscules. J'ai appris cela à l'école". Je lui dit qu'il est vrai que ces recommandations étaient en vigueur à l''époque de la machine à écrire, mais qu'aujourd'hui, avec le numérique, c'est différent. Je lui donne d'autres exemples de majuscules accentuées et lui conseille de regarder les revues, les journaux, la télévision, les panneaux publicitaires, etc.

Je la revois la semaine suivante et elle me dit : "mon beau-père, qui était prof de français, m'a confirmé que l'on n'accentue jamais les majuscules". Bon...  puisque son beau-père l'a dit, elle a le droit de le croire. Je lui conseille toutefois, de nouveau, de bien regarder autour d'elle.

Ma formation terminée, je rentre dans ma voiture et mon GPS affiche "CHEMIN DE L'ÉGLISE". Je vais au supermarché et sur mon ticket de caisse, il est écrit : "VOUS AVEZ GAGNÉ 1 EURO CHEZ INTERMARCHÉ". Je range mes courses et je vois sur un paquet : "BÂTONNETS OUATÉS". J'ouvre la télévision et l'écran affiche "MÉTÉO". Je n'ai eu aucune difficulté à trouver ces exemples. Il y en a des tonnes comme cela.

Oui, j'en suis sûre ; aujourd'hui, on accentue les majuscules.

7- Utilisez les bonnes abréviations


Mr c'est l'abréviation de Mister.  Eh oui !
M. c'est Monsieur.

Me c'est Maître. 
Mme, c'est Madame, avec si possible les lettres "me" surélevées (exposant dans Word).
Pour Mademoiselle, c'est Mlle, même si ce titre de civilité tend à disparaitre. 
   

8- Écrivez le prénom avant le nom

En France, le prénom se positionne avant le nom.  
Le préfixe pré veut dire "qui précède".
D'ailleurs, selon le dictionnaire Larousse, le prénom est le "nom précédant le patronyme". 

En lisant ces lignes, certains d'entre vous sont en train de se dire : "j'ai pourtant appris à écrire le nom avant le prénom, à l'école primaire". Oui... rassurez-vous, moi aussi.

Vous écrirez donc Madame Mélanie Labelle ou Mme Mélanie Labelle.

Inutile d'écrire le nom de famille en majuscules.
Il y a une exception : si le nom est également un prénom. Dans ce cas, et uniquement dans ce cas, on écrira par exemple Pierre GUILLAUME

 

9- Utilisez la barre d'espacement à bon escient

Vous ne devez pas taper plus d'une fois sur la barre d'espacement pour séparer deux mots.
Si vous souhaitez espacer davantage les mots, servez-vous des tabulations.
Pour centrer un titre, vous devez utiliser l'alignement prévu à cet effet (dans l'onglet Accueil). J'entends certains se dire : "aujourd'hui, tout le monde sait faire cela". Détrompez-vous, je peux vous assurer que non. Je vois encore des personnes appuyer plusieurs fois sur la barre d'espacement pour positionner leur texte à peu près au milieu de la ligne. Et pourtant, elles utilisent Word depuis des années...

Pensez au bouton Justifier pour aligner votre texte à gauche et à droite.
C'est utilisé couramment et c'est plus agréable à l’œil, sauf pour les présentations en colonne où l'on garde l'alignement à gauche.

Si vous souhaitez décaler votre texte, à gauche ou à droite, appliquez des retraits.

10- Choisissez les bonnes polices de caractères


Vous pouvez choisir, pourquoi pas, la même police partout.

Vous pouvez également sélectionner une police pour les titres et une autre pour le texte.

Mais n'utilisez pas plus de trois polices de caractères dans votre document.

Privilégiez des polices faciles à lire (Arial et Times New Roman sont les plus courantes).

Bannissez les polices qui fatiguent l’œil telles que Script Mt Bold.
 
Pour la taille, Arial 11 ou Times New Roman 12 sont correctes.

 

11- Utilisez les espacements des paragraphes

Comme je le disais plus haut, pour passer à la ligne, appuyez une et une seule fois sur la touche Entrée.
Pour aérer votre texte, vous devez gérer les espacements entre les paragraphes.


 

12- Insérez les graphiques SmartArt

Les listes à puces, c'est bien, mais dans un document de plusieurs pages, les graphiques SmartArt, c'est mieux. Ces schémas permettent une représentation visuelle de vos idées.
Pour plus d'informations, consultez mes deux articles :

 

13- Insérez des images de bonne qualité

Dans un premier temps, faites attention aux droits d'auteur. Vous ne pouvez pas insérer n'importe quelle photo dans vos documents. Certains auteurs réclament des droits, y compris pour les images téléchargées sur Google.

Sur un site tel que Pixabay, vous disposez d'images libres de droits. Certaines sont certes payantes, mais  vous en avez également un certain nombre de gratuites.

Si vous voulez insérer une photo que vous avez prise vous-même, faites attention à sa qualité. Elle doit être nette.

Dès que vous insérez une image dans Word, un onglet contextuel s'affiche et vous propose un certain nombre d'actions. Vous pouvez par exemple rogner l'image ou supprimer l'arrière-plan.

Vous pouvez également redimensionner votre photo. Attention cependant à bien garder les proportions, pour ne pas la déformer. Pour cela, utilisez les 4 ronds situés aux angles supérieurs et inférieurs. Je vois encore, dans les trombinoscopes, des visages grossis ou amaigris. Quel dommage !

 

14- Choisissez bien la taille des marges

Par défaut, la taille des marges est de  2,5 cm en haut, en bas, à droite et à gauche. C'est l'idéal. 

Si vous reliez votre document, ce sera parfait. 

Ne descendez pas en dessous, ce ne sera pas très esthétique.



 

 

15- Insérez des sauts de pages

Pour passer à la page suivante, n’appuyez surtout pas plusieurs fois sur la touche Entrée.

Sinon, si vous rajoutez du texte ensuite, cela va devenir ingérable.

Insérez un saut de page. 



16- Numérotez vos pages automatiquement

Cliquez dans l'onglet Insertion, puis dans le groupe En-tête et pied de page, cliquez sur Numéro de page.

Plusieurs mises en pages sont proposées. 

Dès que vous rajouter ou supprimez une page, votre renumérotation s'effectue automatiquement.



 

17- Utilisez les styles

Appliquez les styles Titre1, Titre2, Titre3, etc.  pour avoir une présentation homogène de vos titres tout au long de votre document. Vous les trouverez dans l'onglet Accueil.
Modifiez-les pour les personnaliser avec vos couleurs, votre police, votre numérotation, etc.

L'utilisation des styles est également indispensable si vous souhaitez réaliser une table des matières ou un sommaire automatiquement.

18- Insérez une page de garde

La page de garde, c'est la première page de votre document. Ne vous compliquez pas à en créer une manuellement. 

Word vous en propose un certain nombre, dans l'onglet Insertion.

Une fois insérée, vous pourrez la personnaliser facilement.

 

 

19- Ajoutez un sommaire automatiquement

Bien sûr, vous n'allez pas taper votre sommaire.

Après avoir appliqué des styles Titre1, Titre2, etc. sur les titres du document et avoir inséré des numéros de pages automatiquement, vous verrez, c'est un bonheur d'insérer un sommaire ou une table des matières. 

Cela se fait tout seul... ou presque. Il suffit de cliquer sur l'onglet Références puis sur Table des matières.

Vous la mettrez à jour dès qu'il y aura des modifications : les numéros de pages seront actualisés et les nouveaux titres apparaitront.

 

20- Obtenez de l'aide de Microsoft Word ou suivez une formation

Vous ne savez pas comment faire pour appliquer ces conseils ? 
À partir de la version 2016 de Word, vous pouvez demander l'aide de Microsoft.
Pour cela, je vous invite à lire l'article que j'ai écris à ce sujet.

Vous n'arrivez toujours pas à réaliser ce que vous souhaitez ?
Une formation s'impose donc. Savez-vous qu'elle peut être prise en charge par votre OPCO ?
Il existe de nombreux formateurs qui se feront un plaisir de vous expliquer toutes ces notions. 
Au plaisir de vous rencontrer pour en discuter !

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