Comment présenter un courrier correctement dans Word ?

Le choix de la présentation et de la mise en page d'une lettre répond à quelques exigences.

Voici quelques conseils qui vous permettront d'avoir une lettre impeccable.

Une lettre se présente sur un papier A4 (21 x 29,7 cm). Elle comporte la plupart du temps une seule page, au maximum deux. L'entête figure sur la première page uniquement.

1) Les marges

En général, on laisse les marges par défaut à 2,5 cm. 

2) L'adresse de l'expéditeur

Avant d'afficher le prénom et le nom, on doit en premier afficher la civilité.
Exemples : Madame, Mademoiselle ou Monsieur.

On précisera en plus, ou seulement selon les cas, le titre. Exemples :

• Monsieur le docteur
• Monsieur le président
• Monsieur le juge
• Monsieur le maire
• Maître

La civilité et le titre et  peuvent être abrégés. Exemples :

• M. pour Monsieur. N'écrivez pas Mr comme je le vois souvent... car c'est l'abréviation de Mister (Monsieur en anglais). D'ailleurs, si vous tapez Mr, Word vous le soulignera en rouge.
• Mme ou M^me pour Madame (et non pas Me qui est l'abréviation de Maître)
• Mlle ou M^lle pour Mademoiselle (et non pas Melle)
• MM. pour Messieurs
• Dr ou D^r pour Docteur.

Comme son nom l'indique et comme le dit le dictionnaire Larousse, le prénom précède le nom.
Le nom s'écrit avec la première lettre en majuscule, les autres en minuscules.
Exemple : Pierre Durand.

On écrit un nom en majuscules, uniquement s'il peut y avoir confusion avec un prénom.
Exemple : Pierre ANDRÉ. 

3) L'adresse du destinataire 

Les consignes ci-dessus s'appliquent également à l'adresse du destinataire.

Elle se situe généralement à 9 cm à gauche de la page. Certains préfèrent 10 cm, mais dans ce cas, attention : il n'y aura pas assez de place pour les noms longs...

Elle commence à environ 5 cm du haut de la page, pour pouvoir rentrer dans une enveloppe à fenêtre.
Pour savoir à quelle hauteur de la page vous êtes, faites un clic droit dans la barre d'état (vous savez, c'est la barre tout en bas de Word), puis cochez "Position verticale", si ce n'est pas déjà fait.

 Dans la barre d'état, vous voyez maintenant apparaitre la position verticale de votre curseur.

4) L'objet, les références et les pièces jointes

Ces éléments sont alignés à gauche, les uns sous les autres. 

Pour les références, vous pouvez mentionner : 

• «Vos références : »,  «Vos réf. : » ou «V/R : »
• «Nos références : », «Nos réf. : » ou «N/R : ».

5) Le lieu et la date

Ils se situent à 9 cm à gauche de la page, comme l'adresse du destinataire.

Les mois commencent par une minuscule.

• Exemple : le 20 mars 2013.

• Le nom de la ville commence par une majuscule et se poursuit par des minuscules.
  Exemple : Rouen, le 20 mars 2013.

6) La civilité

Elle reprend celle qui est affichée au niveau du destinataire.
Exemples :  Madame, Monsieur, Maître, etc. 

7) Le corps du texte

Vous pouvez justifier le texte ; votre texte sera aligné à gauche et à droite, ce sera plus joli.

1. Sélectionnez votre corps de texte.
2. Dans l'onglet Accueil, puis dans le groupe Paragraphe, cliquez sur Justifier.

Pour une question d'esthétique encore, ne soulignez pas les mots, préférer le gras.

8) La formule de politesse

Elle reprend le titre et/ou la civilité. Exemples :
Veuillez agréer, Monsieur, mes sincères salutations.
Veuillez croire, Madame, à l'assurance de mes sentiments distingués.  

9) La signature

Elle comprend  la qualité du signataire (c'est à dire sa fonction) et son nom. 
Ils se situent tous deux à 9 cm de la page, alignés sur la gauche, comme l'adresse du destinataire.
Après avoir fait le retrait à gauche de 9 cm, on peut également centrer  la signature, si on préfère. Exemple :