Comment répartir des libellés d'une cellule dans plusieurs colonnes grâce à l'outil Convertir d'Excel ?

Voici une question qui m'a été posée hier, lors d'une formation Excel en individuel.

Il arrive parfois qu’une cellule contienne plusieurs informations car la base de données Excel n'a pas été construite correctement.

C’est le cas dans cet exemple : chaque cellule de la colonne A contient un libellé composé de plusieurs codes, séparés par un ou plusieurs espaces.

L’objectif est donc ici de répartir ces codes dans des colonnes distinctes, juste avant la colonne B.

Pourquoi est-ce important ? Parce qu’il est très difficile de traiter correctement des données lorsqu’une cellule contient plusieurs informations.
Dans une base de données bien structurée, la règle est simple :
👉 1 information = 1 cellule.

Je vais donc vous expliquer commnent utiliser l’outil Convertir d’Excel pour séparer automatiquement ces codes et rendre le tableau exploitable.

1. Copiez votre fichier

Si une mauvaise manipulation se glisse dans les étapes suivantes, vous pourrez revenir facilement à vos données d’origine.

2. Ajouter des colonnes avant la colonne B

Dans cet exemple, comme certaines lignes contiennent 6 codes, il faut créer 6 colonnes vides pour accueillir les futurs Libellé 1, Libellé 2, etc.

3. Sélectionner les cellules contenant les libellés

Sélectionnez la plage A2:A5.

⚠️ Important :veillez à sélectionner toute la plage A2:A5, et non pas uniquement la cellule A2.

Si vous ne sélectionnez que cellule A2, la conversion ne s’appliquera qu'à la ligne 2.

4. Ouvrir l’outil Convertir

• Cliquez dans l’onglet Données.
• Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Convertir.

Une boîte de dialogue s’ouvre : l’assistant Conversion vous guide à travers 3 étapes.

5. Étape 1 – Choisir le type de données

• Choisissez Délimité.
• Cliquez sur Suivant.

6. Étape 2 – Choisir le séparateur

• Cochez Espace.
• Par défaut, la case « Interpréter des séparateurs identiques consécutifs comme uniques » est cochée. C’est exactement ce qu’il faut : dans notre tableau, certains codes sont séparés par plusieurs espaces.
• Cliquez sur Suivant.

7. Étape 3 – Choisir le format et la destination

• Dans notre tableau, c'est un format Standard.
• Cliquez dans la zone Destination puis cliquez sur B2 (Excel affichera $B$2).
  ⚠️ Important : ne laissez pas $A$2, sinon Excel écrasera vos libellés d’origine.
• Cliquez sur Terminer.

Excel répartit automatiquement chaque code dans une colonne distincte. Après vérification, vous pouvez supprimer la colonne A.

À l'étape 3, Excel peut afficher un message d’avertissement :

Cela signifie qu’il n’y a pas assez de colonnes vides à droite, pour qu'il puisse écrire.

⚠️ Si vous cliquez sur OK, des données de la (ou des) colonne(s) suivante(s) seront écrasées.

👉 Cliquez sur Annuler, ajoutez le nombre de colonnes nécessaires, puis relancez l’opération.

Conclusion

La conversion de données, c'est simple, si l'on respecte bien ces étapes et si on connait les pièges à éviter.

J’espère que cette astuce vous permettra de mieux gérer vos tableaux et vous fera gagner du temps.

Et si vous souhaitez aller plus loin dans votre maîtrise d’Excel, je propose des formations sur mesure : n’hésitez pas à me laisser un commentaire ou à me contacter.