mardi 17 décembre 2019

Comment créer une liste déroulante dans Excel ?

Voici une question qui m'est régulièrement posée lors de mes formations Excel : comment créer une liste déroulante dans une base de données ?
Cette fonctionnalité est en effet très intéressante car elle fait gagner du temps lors de la saisie, mais surtout parce qu'elle permet d'avoir des données homogènes, écrites toujours de la même manière.

Quand on travaille à plusieurs sur une base de données, il n'est pas rare d'avoir des informations écrites différemment. Exemple : Mont Saint Aignan / Mt St Aignan / Mont-Saint-Aignan, MSA, etc...
Avec une liste déroulante, une seule orthographe est proposée. Votre base est "propre".

Voici comment procéder, en 4 étapes.

Étape 1 - Mettre la base de données sous forme de tableau

Le fait de mettre la base de données sous forme de tableau va la rendre extensible ; quand vous ajouterez un enregistrement, à la fin de votre base, la liste déroulante s'affichera toujours.

Je prends volontairement une petite base de données pour simplifier les explications.
Mais si votre base comporte 10 000 lignes, ce sera exactement le même principe.

Dans l'exemple ci-dessous, nous allons créer une liste déroulante sur les villes.
Ici, elles ne sont pas encore renseignées.
Mais si vous avez une base où les données sont déjà saisies, cela ne change rien à mes explications.
  1. Cliquer dans une cellule de la base.
    Remarque : c'est inutile de sélectionner toute la base.
  1. Cliquer dans l'onglet Accueil, puis dans le groupe Style, cliquez sur Mettre sous forme de tableau.
  2. Choisissez une mise en forme. Peu importe laquelle. Prenez celle qui vous plait.
 

     3. Excel a détecté la base de données.
         Il faut cocher Mon tableau comporte des en-têtes (ce sont les noms des champs Nom, Prénom et Ville) et cliquer sur OK.


      4. La base de données apparait sous forme de tableau.

Étape 2 - Créer la liste (ici : des villes) et la mettre sous forme de tableau

  1. Sur une nouvelle feuille (que vous pouvez renommer Listes)  saisissez :
                  a) le titre : Ville. 
                  b) la liste des villes.
                    
B
ien sûr, chaque ville ne doit figurer qu'une fois.



      2. Cliquez dans une cellule de la liste.
      3. Cliquer dans l'onglet Accueil, puis dans le groupe Style, cliquez sur Mettre sous forme de tableau.
      4. Choisissez une mise en forme.
      5. Comme précédemment,  il faut cocher Mon tableau comporte des entêtes et cliquer sur OK.
      6. Votre liste apparait sous forme de tableau. Si on rajoute une ville par la suite, elle apparaitra automatiquement dans la liste déroulante.
 Remarques
  • Vous pouvez créer plusieurs listes sur cette feuille, à condition de laisser une colonne vide entre chaque liste.
  • Vous pouvez trier votre liste : cliquez dans une cellule de la liste, sélectionnez l'onglet Données puis dans le groupe Trier et filtrer, cliquer sur Trier de A à Z. Il faudra trier de nouveau si vous ajoutez un nouvel élément à la liste.

Étape 3 - Renommer la liste (des villes)

Dans votre liste déroulante, vous voulez voir apparaitre la liste des villes (Dieppe, Mont-Saint-Aignan, etc.) mais pas le nom du champ (Ville) situé dans la cellule A1. 
Pour cela, vous allez renommer cette liste, sans sélectionner l'en-tête, en procédant comme suit.
  1. Sélectionnez toutes les villes (ici : de A2 à A5).
  2. Dans la zone Nom (à gauche de la barre de formule), tapez Ville et appuyez sur Entrée.
    Le fait d'appuyer sur la touche Entrée est indispensable pour valider la saisie du nom Ville.
 

 Étape 4 - Autoriser une liste dans la colonne des villes, dans la base de données

  1. Retournez sur la feuille qui contient votre base de données.
  2. Sélectionnez toutes les cellules qui comporteront des villes (ou qui en comportent déjà si vous aviez déjà effectué des saisies avant de lire cet article).
    Dans notre exemple, sélectionnez C2:C4.
    Attention à ne pas sélectionner l'en-tête Ville, située en C1.
       Si vous avez de nombreuses lignes à sélectionner, consultez cet article pour vous faciliter la tâche avec les raccourcis clavier.

   3. Cliquez dans l'onglet Données, puis dans le groupe Outils de données, sélectionnez Validation des données. 
   4. Dans Autoriser, sélectionnez liste
   5. Dans Source, appuyez sur la touche F3 pour sélectionner Ville.
        Remarque
: Excel écrit =ville.
       
Le signe = est obligatoire. Excel le fait tout seul car on a appuyé sur F3.
       On aurait pu écrire directement =ville, mais je vous conseille d'utiliser F3 car vous retrouvez l'orthographe exacte de votre zone nommée.

    6. Vos listes déroulantes apparaissent sur toutes les cellules des villes (ici C2, C3 et C4).

    7. Si vous ajoutez des enregistrements, la liste déroulante apparaitra toujours. C'est grâce à la mise sous forme de tableau.
De la même manière, si vous ajoutez une nouvelle ville dans votre liste, elle apparaitra automatiquement dans vos listes déroulantes.


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D'avance merci !


  

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